Está claro que habrá un antes y un después en el mundo de los eventos, las conferencias y la formación en general, ya que la crisis del COVID-19 nos ha obligado a todos a probar nuevas fórmulas de colaboración que, aunque ya existían hacía años, han necesitado este empujón para integrarse en nuestro día a día profesional.
Tras las crisis viene la reconstrucción, y tras esta, que esperamos que pase pronto, habrá muchas cosas con las que nos quedaremos, pues han demostrado su operatividad e inmediatez. Una de esas cosas es la tecnología aplicada a los eventos, los eventos en streaming y los eventos «híbridos».
Aunque es cierto que el evento virtual no puede sustituir a la experiencia completa que aporta un evento presencial, son muchas las ventajas de los eventos digitales que nos dan estas tecnologías. Mencionamos a continuación algunas de las más evidentes.
VENTAJAS DE LOS EVENTOS DIGITALES
- La inmediatez,
- La llegada a una gran cantidad de participantes con un coste muy bajo,
- La facilidad para que los participantes se unan a nuestro evento con un simple click,
- La posibilidad de que personas de diferentes lugares y países pueden participar en el evento,
- La posibilidad de que quede grabado para consulta posterior,
- La creación de una base de datos de personas interesadas en la temática del evento con las que después podremos contactar…
Todos estas ventajas convierten a los eventos virtuales en una opción muy interesante para integrar en nuestra estrategia.
No obstante, los eventos virtuales también tienen algunas desventajas como que es mucho más fácil no asistir al evento, dejarlo a la mitad porque no te interesa y/o no prestar la misma atención que en un evento presencial, ya que debemos tener en cuenta que los participantes están accediendo desde su ordenador o dispositivo móvil con una gran cantidad de elementos de distracción en la propia pantalla.
Otro problema es que el networking o relaciones que se generan durante o tras el evento presencial no va a ser igual en un evento on-line. La mayoría de los participantes cerrarán sus conexiones y «si te he visto no me acuerdo»…por lo que el seguimiento de los contactos realizados de una manera sistemática y completa es clave para generar relaciones en el post-evento.
Algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de crear un webinar o un evento virtual:
- Hay que tener en cuenta que aproximadamente un 30% de las personas que se inscriben realmente participan en el evento en vivo como máximo y, dependiendo de la hora del webinar o evento, esta participación puede bajar al 15-18%.
- Es clave tener en cuenta a nuestros usuarios al plantear la hora del evento. Por las tardes suele haber más participación que por las mañanas. Esto se debe a que las personas tienen menos tareas profesionales a las que dedicarse y además también podremos conseguir participación de otros participantes teniendo en cuenta la diferencia horaria.
- Es fundamental enviar la grabación del evento cuando antes a todos los inscritos, esto nos evitará muchas consultas a posteriori.
- La base de datos que se genera es muy interesante para poder contactar con las personas que se han inscrito, iniciar con ella una conversación e invitarlas a futuros eventos.
Otro tema fundamental que debemos tener en cuenta es que el futuro será para los EVENTOS HÍBRIDOS, en los cuales se una lo mejor de ambos mundos y se creen experiencias de alto impacto para las personas que pueden asistir físicamente al encuentro y experiencias con herramientas digitales para aquellas que prefieran hacerlo on-line.
Al final, de todo eso, nos quedará un aprendizaje acelerado que hará que los eventos del futuro sean mejores, más humanos y lleguen a muchas más personas ¿No os parece?
