El onboarding virtual es la alternativa digital e interactiva al manual de acogida tradicional que una empresa entrega a las nuevas incorporaciones de personal en sus primeros días trabajando en la compañía.
El objetivo de este recurso es acompañar a los nuevos empleados en su inserción y adaptación al nuevo puesto de trabajo para que conozcan cómo está organizada la empresa y cuál es su cultura corporativa.
Ahora, debido a la falta de tiempo y a las circunstancias especiales que estamos viviendo, esta acogida o inducción en la compañía se está realizando de forma virtual.
El onboarding virtual es la alternativa digital e interactiva al manual de acogida tradicional
¿Y cuáles son las ventajas del onboarding virtual?
El onboarding virtual permite dar a conocer a trabajadores y trabajadoras los recursos y herramientas concretas de las que dispone para ejercer su labor profesional.
Esta herramienta empresarial genera un mayor vínculo entre la empresa y los colaboradores porque, de primeras les estamos tendiendo la mano y estos, al tener toda la información que necesitan, sienten una mayor motivación y confianza para afrontar las nuevas tareas. Pero veamos los beneficios concretos que nos aporta este recurso que nos ofrece el e-learning:
12 beneficios del onboarding virtual
1. Como ventajas sobre el manual de acogida impreso, el virtual transmite el mensaje que desea comunicar la empresa tal cual es, de forma veraz y sin las interpretaciones que pudiera hacer alguien que acompañase a esa persona en el proceso de acogida. Además, así el mensaje siempre será el mismo para todas las nuevas altas en la compañía.
2. Un adecuado proceso de bienvenida mejora la tasa de retención de los nuevos empleados en un 82% y su productividad en más de un 70%.
3. La acogida virtual logra trasladar la misión, los valores y las especificidades de la empresa de una forma rápida y clara.
4. Al hacerse la acogida de forma autónoma para el recién llegado, la empresa no tiene por qué ocupar a personal extra en el acompañamiento con la consiguiente liberación de trabajo para estas personas, que pueden avanzar en sus tareas sin interrupciones.
5. La persona que se incorpora podrá interiorizar las metodologías de la compañía de forma amena, porque el onboarding virtual nos permite mostrar ese camino de una manera creativa. Por ejemplo, una técnica que se utiliza mucho es el storytelling, en el que se usa un hilo argumental que “enganche” a la persona en el aprendizaje de los contenidos.
6. Ahorra mucho tiempo de consulta de dudas porque en la acogida podemos introducir toda la parte relativa a nómina, horarios, vacaciones o beneficios sociales que promueve la compañía.
7. El formato del onboarding virtual nos permite la rápida integración de los procesos de la compañía disminuyendo el riesgo de error.
8. Nos da la oportunidad de utilizar todo tipo de recursos multimedia como visitas virtuales, vídeos de responsables dando la bienvenida, testimonios de los compañeros, actividades, gamificación, etc.
9. También nos sirve para fomentar una cultura de la seguridad, de las buenas prácticas y para dar a conocer el compliance o cumplimiento normativo de la empresa.
10. La acogida virtual salva el factor de la distancia y se puede realizar desde cualquier sitio, a cualquier hora y en cualquier dispositivo.
11. Asimismo, el manual de acogida virtual puede dosificarse y dividirse en partes para que la acogida sea paulatina o para no atosigar a la nueva incorporación con un exceso de información.
12. El onboarding virtual posibilita que la acogida sea personalizada porque se puede dividir en diferentes paquetes que se pueden seleccionar para crear un itinerario formativo distinto para cada perfil profesional.
Además de estas ventajas, de cara al futuro, debemos tener en cuenta que el onboarding virtual puede ir actualizándose en cualquier momento de forma sencilla, adaptándose así a los cambios que experimente la compañía.
¿Y qué contenidos puede tener un onboarding virtual?
Algunos contenidos o recursos que puede incluir un manual de acogida o onboarding virtual son:
- Una carta de bienvenida (que suele darla el presidente o presidenta de la compañía).
- La historia de la organización.
- La misión y los valores.
- El organigrama de la empresa, pero sin que figuren los nombres de las personas, porque al ir variando de puestos, enseguida se desactualiza. Por lo que lo mejor es mostrar la estructura jerárquica genérica de órganos, áreas y departamentos.
- El compliance o marco normativo.
- Un apartado en el que se hable de los materiales de trabajo y las herramientas a disposición del nuevo contratado o contratada y su normativa de uso.
- Un área dedicada a los beneficios sociales que promueve el contratador como: guardería, servicios de restauración, bonificaciones, planes de conciliación, seguros, etc.
- Un apartado reservado para explicar los protocolos de seguridad y de ciberseguridad y las medidas de Prevención de Riesgos Laborales como la salud laboral.
- Los objetivos hacia los que se enfoca la empresa.
- Las tareas y conocimientos necesarios que debe tener la nueva incorporación al puesto.
- Un área dedicada a la responsabilidad de la empresa con el respeto al medioambiente.
- Un módulo que hable de la importancia de la diversidad e igualdad dentro de la compañía.
- Los diferentes canales de comunicación que pone a disposición de sus empleados/as la empresa.
- Las diferentes opciones de formación que ofrece la empresa.
En definitiva, los packs de bienvenida virtual ofrecen un importante apoyo a las personas que se acaban de incorporar o que cambian de puesto con un tono cercano y haciéndoles sentir que ya son parte de la compañía, fidelizándolas y valorando su talento.
